【テンプレート付き】 車両管理台帳とは何のためにある?目的と記入項目を解説!
車両管理者は、従業員の安全運転指導の他に、車両の使用状況や車両の定期的な点検、保険の加入状況を知っておく必要があります。
多数の社用車を保有する会社の車両管理者にとっては管理項目が多く、記録として残しておかなければ抜け漏れが発生し、無用な事故を起こしてしまう可能性があります。
こうした抜け漏れを防ぐのが「車両管理台帳」です。車両管理台帳について詳しく解説します。
車両管理台帳とは?
車両管理台帳とは、社用車の使用状況や保険の加入状況、車種などを記録しておき、もしも社用車に交通事故等のトラブルが起こった際にすぐに車両の状況を把握できるようにするための管理ツールです。
車両管理台帳に記録しておかなければ、どの社用車がいつどんな自動車保険に入ったのか、定期点検は前回いつしたのかなどを把握することができません。
もし複数台社用車を保有する会社が車両管理台帳に記録していないと
- 保険に加入していたと思っていたのに事故後、加入していない社用車だと分かった
- 定期点検を行ったのが何年も昔で、社用車の故障を早期に気が付けなかった
- 車検が切れそうな車を把握するのが手間になる
- 冬場のタイヤ交換をし忘れて、スリップ事故を起こしてしまった
などのトラブルに発展してしまいます。こうしたトラブルにならないよう、車両管理台帳に網羅的に記録し、常に車両の状況を把握しておくことが求められます。
車両管理台帳に記入する項目とは?
では、車両管理台帳に記入する内容にはどのような項目があるのでしょうか。
車両管理台帳に記載する項目は大きく分けて3つあります。それが「車両情報」「車両使用状況」「車両の保険」です。
車両情報
車両情報には主に以下の項目を記入します。
- 車両の登録番号
- 登録年月日
- 自動車の種別
- 用途
- 自家用か事業用か
- 車体の形状
- 型式
- 乗車定員
- 最大積載量
- 車両重量
- 長さ、高さ、最大積載量
車両使用状況
車両の使用状況では、
- 社用車の配置営業所
- 車検の有効期間と費用
- 担当者名
- 定期点検の整備記録
- 整備工場の記録
等が挙げられます。
車両の保険
車両の保険では、
- 損害賠償責任保険(自賠責保険)の加入状況
- 任意保険、対人/対物保険の加入状況
が挙げられます。具体的には、
- 保険の種類(対人、対物、車両、搭乗者等)
- 加入した保険会社
- 証券番号
- 保険金額
等の記入が必要です。
車両管理台帳のテンプレート
記録すべき項目が多く、作成に手間がかかる車両管理台帳ですがテンプレートを使えば楽にフォーマットを作成することが可能です。
車両管理台帳のテンプレートを公開しているサイトを2つ紹介します。
大阪香里自動車教習所 安全運転管理支援チーム「車両管理台帳」より
FreedSoftテンプレートサイトより
車両管理台帳 : フリー テンプレート (feedsoft.net)
どちらもExcel方式にて無料でダウンロードすることが可能です。
上記のテンプレート等を使い、台帳への記帳が出来ましたら、合わせて車検証のコピーや自賠責・任意保険書のコピーもファイリングして管理しておくことをお勧めします。
これにより、もしも事故や問題が発生した際の問い合わせに迅速に対応することができます。
車両管理ツールでもっと効率的な車両管理を!
車両管理者は、こうした車両管理台帳や運転者管理に加え、安全運転の指導や車両に係るコスト削減や業務効率化を求められることもあります。
細かな情報の管理に加え、車両に係る燃料費や使用率の低い車両を見極めるためには手間や時間がかかってしまいます。
こうした車両管理者の業務負担を軽減するのが、株式会社フォルテの「車両動態管理システム」です。
車両動態管理システムは、車両のシガーソケットもしくはヒューズボックスにGPSトラッカーを取り付けることで車両の位置情報を取得できるシステムです。
本システムを利用することによって、
- 週単位の車両運転時間が分かるため、各車両の使用率を割り出すことができる
- 走行ルートの最適化により、燃料費の削減に期待できる
- 運転者の危険運転(急ブレーキ、急発進など)を検知し、客観的な安全運転の指導ができる
といったメリットがあります。
これにより、ドライバーの事故を未然に防ぐことや車両に係るコスト削減に期待できます。